W niejednej firmie na jakimś etapie wzrostu pojawiają się problemy z odpowiednim przepływem dokumentów. Jest ich coraz więcej, krążą pomiędzy pracownikami i pokojami, i zaczyna się robić coraz większy bałagan. Przy tego typu łatwo o zgubienie czy zniszczenie czegoś, co akurat będzie na następny dzień po prostu niezbędne. Wyjściem z takiej sytuacji może być wdrożenie cyfrowego obiegu firmowych dokumentów. Wykorzystując takie produkty można odnieść mnóstwo korzyści.

Jednym z najpopularniejszych oraz najbardziej zaawansowanych aparatów informatycznym jest Kofax. System ten to przede wszystkim skanowanie wszelkiego typu dokumentów w firmie. Ten proces działa dzięki urządzeniom wielofunkcyjnym i chodzi w nim głównie o to, aby skanowanie oraz przetwarzanie dokumentów mogło dziać się jednocześnie w poszczególnych punktach tego samego przedsiębiorstwa. Jednak centralizacja tego nie musi mieć miejsca, wszystko zależy od poszczególnej jednostki. Atutem tego systemu jest również możliwość działania na dość sporej liczbie plików za jednym zamachem. Pracować można nawet milion kartek w przeciągu miesiąca, a Kofax potrafi również pliki w wersji elektronicznej, czyli przykładowo pdf.