Jakie narzędzia mogą być najlepsze podczas wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów

Posted on 03/10/2019 7:27am

W niejednej firmie na jakimś etapie wzrostu pojawiają się kłopoty z odpowiednim przepływem dokumentów. Ich ilość cały czas rośnie, krążą między biurkami i pracownikami, i robi się coraz większy bałagan. Przy tego typu łatwo o zagubienie czy zniszczenie czegoś, co właśnie będzie na następny dzień bardzo potrzebne. Rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Wykorzystując takie rozwiązanie można odnieść mnóstwo korzyści.


Efematic
Author: Efematic
Source: http://efematic.pl/
Po pierwsze wszystkie firmowe dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej, nie będzie więc ich zalania, roztargania czy zgubienia. Dodatkowo po zeskanowaniu ma się do nich swobodny dostęp, więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiedni zakres uprawnień może ich używać, bez konieczności poszukiwania w sąsiednich pokojach. Kolejnym plusem cyfrowej archiwizacji jest zapewnienie odpowiedniej organizacji w firmie.

Jeżeli zasadą będzie, że każdy z dokumentów przed włożeniem go do teczki musi być przerobiony do postaci cyfrowej, to wymusza to na pracownikach za to odpowiedzialnych odpowiednie postępowanie. Przez to pozostali pracownicy będą mieli dużo sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż przy ich ręcznej obsłudze.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością inwestycji w wydajne oprogramowanie i sprzęt. Najważniejszą sprawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich parametry powinno się dostosować do liczby dokumentów, które spływają do firmy, ale równie ważne będzie oprogramowanie do ich obsługi. Bardzo dobrze będzie się sprawdzał w takim charakterze system Kofax, jedno z najpopularniejszych tego typu rozwiązań w sprzedaży. Kofax posiada bardzo duże możliwości konfiguracji, przez co łatwo i prosto można go wdrożyć w większości firm. Zapewnia on skanowanie i przetwarzanie papierowych dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i wielooddziałowych, umożliwiając obsługę bardzo dużej ich ilości. Wydajne narzędzia pozwalają na łatwą identyfikację typu dokumentu, a poza tym mogą zrealizować dużo operacji poprawiających jakość otrzymanych skanów.

Tags: oprogramowanie, dokumenty, Kofax