Każda firma w RP posiada bardzo dużo dokumentów – co uczynić, kiedy nie są już potrzebne? I co z innymi jednostkami?

Posted on 19/12/2019 3:12pm

Gdy ktoś zakłada w naszym kraju firmę, nie zawsze zdaje sobie sprawę, jak mnóstwo różnych ”papierów” będzie musiał zbierać i składować. Zaczynając od różnych pism urzędowych, pozwoleń, faktur, aż po akta pracownicze i korespondencję. Gdzieś trzeba je przechowywać. A kiedy nie są już niezbędne? Niszczenie dokumentów nie jest jednak tak łatwą sprawą.

szafka na dokumenty
Author: Timm Suess
Source: http://www.flickr.com
Nade wszystko trzeba oddzielić te, które są archiwalne i wciąż użyteczne, od tych niepotrzebnych. Później mieć w pamięci to, że niszczenie dokumentów musi odywać się w dany sposób. Nie można ich najzwyczajniej w świecie zebrać i dać na wysypisko. Muszą zostać odpowiednio podarte, tak, by nie dało się odczytać z nich żadnych danych – to bardzo istotne przy tzw. danych wrażliwych. Interesującym rozwiązaniem na oddanie dokumentacji, która nie zawiera tak istotnych danych jest recykling dokumentów. Okazuje się, iż to nic ciężkiego do zrobienia, nie wymaga sporo działań, a niepotrzebny papier może być ponownie przetwarzany.



Powiązane artykuły - www.destroy.pl - niszczenie dokumentów>

Co więcej – wasza firma nie musi być za to odpowiedzialna sama! Dziś w Rzeczypospolitej istnieje wiele firm, które recykling dokumentów mają w swej ofercie. Na ogół wygląda to tak, że firma dostarcza do określonego zakładu swe kartony z plombami i ustawia je w strategicznych miejscach biura (bardzo dobrym miejscem najczęściej jest pomieszczenie z kserokopiarką). Pracownicy mogą do nich wkładać stary, zużyty papier. Gdy pudła się wypełniają, firma zajmująca się recyklingiem zabiera je z biura. Co istotne – później niszczy (ciekawostka – można poprosić, by ten proces był sfilmowany!), a właściciel otrzymuje certyfikat. Nieco odmienna sprawa ma się z zakładami państwowymi i placówkami oświaty.

Źródło - Destroy & Recycling - brakowanie dokumentów

Te muszą przede wszystkim robić brakowanie dokumentów. Na czym to polega? Trzeba oddzielić papiery, nie będące już ważne czasowo (przykładowo – arkusze z ocenami). Zazwyczaj brakowanie dokumentów powinno odbywać się raz do roku, zdarza się jednakże, iż robi się to nie tak często (na ogół tyczy do jednakże niewielkich archiwów). Bardzo istotną informacją w powyższym temacie jest to, iż, aby tego typu partie dokumentów zniszczyć, zgodę musi zawczasu wyrazić dyrektor danej placówki.

Tags: biura, dokumentacja, korespondencja